家賃の入金確認からオーナー精算書の作成までをつなぐ

取り組んでいる現場

運営会社の有限会社ひまわりネットワークで進めている、自社の業務改善です。2026年9月時点の取り組みを紹介します。

賃貸管理では、銀行に届いた入金を見て「どの契約の、何月分の家賃か」を確認し、管理システムに記録します。その後、管理料や立替費用などを整理して、オーナーへ渡す精算書を作成します。

入金確認・記帳・精算書作成は別々の画面や資料にまたがるため、同じ情報を何度も確認する作業が生じます。私たちは、この一連の仕事をつなぐ仕組みを、生成AIも活用しながら自社で開発・改善しています。

何を仕組み化したか

1. 入金と契約を照らし合わせる

入金額だけで決めず、契約ごとの入金予定や過去の処理記録を使って、対象の契約・月を確認します。振込名義が初めて登場した場合や、予定額と合わない場合は、人が内容を確認します。

2. 処理した内容を記録する

どの入金を、どの契約・対象月に充当したかを記録します。次の処理では記録を参照し、同じ入金を繰り返し処理しないようにしています。途中で処理が止まったときにも、済んだ作業を確認するために使います。

3. オーナー精算書を作成する

家賃や管理料などの情報をもとに精算書を生成します。中途入退去の日割りや町内会費など、月によって変わる項目は補正内容を記録し、精算書へ反映します。

人が確認するところ

予定と合わない入金、初めての振込名義、精算内容の例外は、担当者が資料を確認します。作成した精算書の内容確認と、振込データとの照合を行ったうえで月次の処理を確定します。送金の最終操作も人が行います。

この取り組みで変えていること

繰り返しの照合や帳票作成を仕組みにまとめ、担当者は「一致しない理由」や「今月だけの変更」の確認に取り組めるよう、作業を分けています。

既存の管理システムや会計ソフトを使いながら、その間に残る手作業を見直す進め方です。自動処理の対象を増やすときも、例外の扱いと確認方法を一緒に整えています。